Срок хранения сертификатов соответствия, и разделы А и Б справок к ТТН

Внимание!

Информация в юридической практике меняется очень часто. Для получения актуальной информации вы можете воспользоваться бесплатной юридической консультацией:

  1. Задайте вопрос онлайн-юристу
  2. Позвоните на горячую линию: - 8(800)302-58-65 Бесплатно по РФ
Содержание статьи

Каждое предприятие заинтересовано в получении прибыли. Успех напрямую зависит от того, насколько правильно и четко ведется документация. Существуют определенные виды бумаг, оформление которых необходимо. Особенно это касается деятельности по производству или продаже спиртосодержащей продукции.

Оборот любого алкоголя должен осуществляться только в тех случаях, когда имеются следующие сопроводительные документы (оформленные надлежащим образом):

  • Накладная товаро-транспортная.
  • Справка, которая сопровождает грузовую таможенную декларацию (в случае импорта алкоголя и любых спиртосодержащих продуктов).
  • Справка, прилагающаяся в обязательном порядке к ТТН (или накладной товаро-транспортной). Такая форма справки нужна в тех случаях, когда производство алкоголя и продукции в составе со спиртом осуществляется на территории нашего государства.

справка а и б на алкоголь

С их помощью можно легко подтвердить, что спиртосодержащая продукция легальна. А вот ситуация, когда нет какого-либо одного документа из данного перечня, будет считаться незаконным оборотом, и предполагает наказание. Об ответственности будет сказано позднее.

📋Разница между ТТН и ГТД

Многие предприниматели или представители юридических лиц ошибочно полагают, что две справки к ГТД и ТТН полностью одинаковые. Но это не так. Да, они имеют цель сообщить потребителю об алкогольной продукции. Но разница состоит в том, что справка к грузовой декларации выдается на импортную продукцию, в отличие от справки к ТТН, прилагающейся к отечественному алкоголю. У справки на алкоголь к ТТН есть два раздела (их еще называют раздел А и Б).

📋Что это за справка к ТТН?

Справка А и Б на алкоголь и спиртосодержащую продукцию, прикладываемая к товарно-транспортной накладной при поставке вышеозначенной продукции, является обязательной к предоставлению, заполняется по определенным правилам и хранится 5 лет.

Все формы первичной документации должны быть утверждены руководителем организации.

Указанный документ применим, когда производится оборот продукции, содержащей в своем составе алкоголь, произведенной на территории России или на территории стран, входящих в Таможенный союз, а также в отношении алкогольной продукции, которую ввезли на территорию страны.

В данной статье мы рассмотрим основные правила, по которым проходит заполнение справок А и Б на алкоголь, которые закрепило законодательство.

📋По каким правилам осуществляется заполнение справки на алкогольную продукцию?

Данными правилами устанавливается порядок, который должен соблюдаться при заполнении справки на этиловый спирт и спиртосодержащую продукцию.

заполнение справок а и б алкоголь

Настоящая справка должны быть заполнена в полном соответствии с товарно-транспортной накладной или данной накладной международного образца, к которой она прилагается. Заполнение справки необходимо каждый последующий раз при оптовой реализации (отгрузке) товара, в составе которого содержится этиловый спирт. Справка А и Б на алкоголь заполняется отправителем (последний владелец) с указанием каждой позиции товара каждой перемещаемой партии. Также подлежит заполнению при перемещении продукции между подразделениями предприятия или товаропроизводителя, если таковые имеют различное местоположение.

📋Справка А и Б на алкоголь: основные требования

Предприятие или товаропроизводитель, которые производят или продают алкогольную продукцию на территории страны, обязаны заполнять справку на этилосодержащую продукцию, которая состоит из разделов А и Б. Оба раздела заполняются полностью, исключая заполнение граф, содержащих данные об уполномоченном лице получателя (покупателя). Отправитель должен заверить раздел А и левую часть раздела Б своими подписями и печатями, а также подписью получателя.

Предприятие, которое осуществляет производство этилосодержащей продукции на территории стран, входящих в состав Таможенного союза, или же осуществляет импорт таковой продукции на территорию стран-членов Таможенного союза, производит заполнение разделов А и Б справки аналогично. Исключение составляет пункт 12 раздела А и графы с данными покупателя или его уполномоченного лица (в данных графах указывается информация об уполномоченном лице).

Предприятие, осуществляющее закупку алкогольной продукции, при ее получении заверяет оба раздела справки своими печатями и подписью уполномоченного лица, такой же порядок заполнения имеется и в отношении индивидуальных предпринимателей, которые получают пиво и пивные напитки. Необходимо заверить подписями данные, которые относятся к данному индивидуальному предпринимателю.

📋При перемещении

При осуществлении последующих реализаций или перемещений алкогольной продукции по предприятию продавцом должен заполняться только раздел Б справки. Причем заполняются обе части раздела Б, и происходит заверение печатями и подписью в левой части раздела Б справки. Получатель товара, в свою очередь, заверяет правую часть раздела подписью и печатями. Аналогично заполняется справка А и Б на алкоголь (что это такое, теперь понятно) индивидуальным предпринимателем при получении пивных напитков или пива.

Все указанные выше правила заполнения справки на алкогольную продукцию зафиксированы законодательством и отражены в Постановлении Правительства.

📋Рекомендации по заполнению раздела А справки на алкогольную продукцию

Данный раздел справки заполняется в соответствии со следующими требованиями:

  • В первом пункте должны содержаться наименования каждого вида товара, который входит в состав партии, предполагаемой к отгрузке.
  • Во втором пункте содержатся данные о количестве каждой позиции товара. Этот пункт должен заполняться в строгом соответствии с данными, которые зафиксированы в товарно-транспортной накладной или товарно-транспортной накладной международного образца.
  • Какие еще сведения содержит справка А и Б на алкоголь? ЕГАИС определяет кодировку каждой позиции отгружаемого товара, которая и указывается в первом пункте.
  • Во втором подпункте первого пункта необходимо указывать полную сумму акциза на каждую единицу наименования отгружаемого товара.
  • Третий пункт раздела А должен отражать информацию о датах розлива алкогольной и спиртосодержащей продукции в индивидуальную тару. Данное правило не касается пивных напитков и пива. Чем еще отличается справка А и Б на алкоголь? В 1С ее заполнить довольно просто.

справка а и б на алкоголь егаис

  • Пункт четыре содержит данные о сертификатах или декларациях соответствия качеству. Указываются регистрационные номера, даты выдачи, наименования органов, выдавших сертификаты. Сертификационные данные должны быть указаны на каждое наименование продукции в отгружаемой партии.
  • В пунктах пять и четырнадцать содержатся данные о наименовании и местоположении предприятия. Вот такое должно быть заполнение справок А и Б на алкоголь.

📋Для юридических лиц

В случае если речь идет об организации или сельскохозяйственном производителе, которые являются юридическим лицом, необходимо указать его наименование, а также адрес местоположения в соответствии с КЛАДР (классификатором), содержащий краткое наименование страны, административную единицу, город или иной населенный пункт, улицу, дом, корпус, если таковой имеется.

Если речь идет о структурном подразделении, то заполнение происходит аналогично и в соответствии с правилом, относящимся к юридическим лицам.

В случае же с индивидуальными предпринимателями, которые действуют, но юридическое лицо не образуют, – вместо наименования и адреса должны быть указаны Ф. И. О. предпринимателя, а вместо адреса местоположения – фактический адрес регистрации. Именно для этих категорий заполнение справки не составляет труда:

  • В пунктах 6 и 16 указывается код (буквенный) страны-производителя или страны-импортера в соответствии с классификатором.
  • В пунктах 7 и 15 содержатся данные об идентификационных данных налогоплательщика.

В отношении предприятий и сельскохозяйственных производителей, осуществляющих свою деятельность в качестве юридического лица, а также частных предпринимателей, указывается ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика). Для юридических лиц необходимо через знак дроби указать код причины постановки на учет по месту регистрации. В случае с обособленными подразделениями – код причины постановки на учет по месту нахождения обособленного подразделения.

📋Некоторые нюансы

В отношении лиц, осуществляющих производство на территории стран-членов Таможенного союза и производящих ввоз алкогольной продукции на территорию Российской Федерации:

  • Для предприятий и индивидуальных предпринимателей, которые являются налогоплательщиками Республики Беларусь, – необходимо указать учетный номер налогоплательщика.
  • Для предприятий и индивидуальных предпринимателей, которые являются налогоплательщиками Республики Казахстан – необходимо указывать индивидуальный идентификационный номер.

справка а и б на алкоголь в 1с

  • В пунктах под номером 7 и 17 необходимо указывать данные о лицензии. Так как деятельность, связанная с оборотом алкогольной и этил содержащей продукции, по закону должна обязательно лицензироваться, то данные должны быть исчерпывающими – номер лицензии, срок ее действия и наименование органа, ее выдавшего. Эту информацию должна обязательно содержать справка А и Б на алкоголь. Образец представлен ниже.
  • Пункт 10 должен содержать данные о товарно-транспортной накладной или товарно-транспортной международного образца, к которой прикладывается справка, и на основании которой производится перемещение продукции.

📋Информация о договоре поставки

Пункт 11 должен содержать данные о договоре поставки, на основании которого производится отгрузка или перемещение товара: реквизиты, дата заключения и его номер. В случае если отгрузку производит:

  • Организация или сельскохозяйственный производитель на территории Российской Федерации – необходимо указывать полное наименование и ОГРН (основной регистрационный номер), ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика). Если предприятие или товаропроизводитель осуществляют свою деятельность в качестве юридического лица, то указывают КПП (код причины постановки на учет), адрес, где находится юрлицо. Если перемещение производится между подразделениями, то указывать КПП по месту нахождения данного подразделения. Фото заполнения справки А и Б на алкоголь имеется в материале.
  • Индивидуальный предприниматель или сельхозпроизводитель, не являющийся юридическим лицом, то реквизитами считаются полные фамилия, имя, отчество, ИНН и адрес местоположения.
  • Предприятия или предприниматели, находящиеся на территории других стран, входящих в Таможенный союз и импортирующие свою продукцию на таможенную территорию: налогоплательщики Республики Беларусь указывают наименование (фамилию, имя, отчество, паспортные данные), учетный номер плательщика, адрес (место регистрации индивидуального предпринимателя); налогоплательщики Республики Казахстан – наименование организации (Ф. И. О., данные документа, удостоверяющего личность), номер бизнес-идентификационный, либо индивидуальный идентификационный номер. Форма справки А и Б на алкоголь представлена выше.

справка а и б на алкоголь образец

Пункт 12 содержит номер и дату, когда была подтверждена фиксация информации в ЕГАИС (единой государственной автоматизированной информационной системе по учету объемов производства и оборота этилового спирта, алкогольной продукции).

В пункте 13 раздела А справки должен быть указан диапазон и серии акцизных или специальных федеральных марок, которыми произведена маркировка алкогольной продукции. Причем, если номера марок следуют друг за другом, то возможно указание диапазона; а если маркировка отсутствует вообще, то следует указать наименование разрешительного документа, позволяющего производить отгрузку товара без акциза, а также полные реквизиты данного документа.

Итак, справка А и Б на алкоголь – это обязательный документ, который необходимо заполнять при осуществлении перевозок спиртосодержащей продукции. Также важно ее правильно заполнить.

📋Нюансы заполнения раздела Б

Раздел Б справки на алкогольную продукцию должен заполняться аналогично требованиям к заполнению раздела А. Однако:

  1. Левый раздел Б заполняется продавцом, указываются в ней данные продавца.
  2. Правый раздел Б заполняется продавцом, указываются данные покупателя.

справка а и б на алкоголь что это

Чем еще примечательна справка А и Б на алкоголь? Правила заполнения простые, но их нужно придерживаться.

Основными правилами при заполнении обоих разделов А и Б справки на алкогольную продукцию является то, что они должны быть оформлены на русском языке, также не допускается наложение оттисков печатей на уже проставленные оттиски при последующих заверениях справки.

Если справка А и Б на алкоголь уменьшается по размеру, то ни в коем случае не допускается изменение размера печати.

📋Сроки и порядок хранения справки на алкогольную продукцию

В соответствии с Федеральным Законом, первичная документация в бухучете должна храниться в течение тех сроков, которые установлены правилами производства государственного архива. Данный срок составляет не менее пяти лет по истечении отчетного года. Первичная документация по произведенной хозяйственной операции хранится пять лет. Законодательством подтверждено, что справка А и Б на алкоголь к товарно-транспортной накладной должна храниться в течение именно этого срока.

справка а и б на алкоголь это

Отсутствие справки на алкогольную продукцию, в соответствии с кодексом об административных правонарушениях, может повлечь за собой штрафные санкции в размере от 4 000 рублей до 5 000 рублей для лиц, занимающих определенные должности, и в размере от сорока тысяч рублей до пятидесяти тысяч рублей для юрлиц.

Таким образом, оборот спиртосодержащей продукции легален, только если есть все обязательные документы. Будет ли отмена справок А и Б на алкоголь? В 2018 году планируется отойти от бумажных справок, поскольку вся информация фиксируется в ЕГАИС. Это кажется очень удобным, но как оно будет на самом деле, покажет время.

📋Таблица сроков хранения документов для бухгалтерии, канцелярии, секретариата и других

Таблица сроков хранения документов для бухгалтерии, канцелярии, секретариата и других

Таблица сроков хранения документов для канцелярии, секретариата, бухгалтерии, архивной и кадровой служб.

Внимание! Нижеуказанный перечень и таблица прекратили действие, новый Перечень типовых управленческих архивных документов утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» устарел и утратил силу, действующий закон – ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете».

Рекомендуем почитать:

  • Просто о важном: Бухгалтеру об электронной подписи, электронных счетах фактурах и отчетности.
  • Другие статьи о хранении бухгалтерских документов.

🔥 Хранение бухгалтерских документов.

♦ Статья 8. Первичные учетные документы

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Защитить документ от изменений можно, подписав его электронной подписью – Бухгалтеру об электронной подписи.

♦ Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета

    1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. (в ред. Федерального закона от 23.07.2013 N 251-ФЗ) 2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. 3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. 4. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно. (часть 4 введена Федеральным законом от 28.06.2013 N 134-ФЗ)

🔥 Сроки хранения управленческих документов

Таблица подготовлена на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения на основании приказа Министерства культуры РФ от 26 августа 2010 Г. № 63 в связи с принятием другого приказа Приказа Минкультуры от 25 августа 2010 г. N 558.

Ранее использовалась таблица подготовленная на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утверждённого Руководителем федеральной архивной службы России В.П.Козловым 6 октября 2000 года. Изменения внесены решением ЦЭПК при Росархиве от 27 октября 2003 года.

📋Срок хранения накладных требований

  1. Отгрузочные с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге покупок, а вычет налога по нему показан в декларации.
  2. Авансовые с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф внесен в книгу продаж, а восстановление налога, принятого к вычету по авансу, показано в декларации;

Если покупатель налог по перечисленной предоплате не направлял к вычету, то авансовый с/ф можно не хранить.Данные документы, как правило, составляются с использованием типового бланка ТОРГ-12.

Поэтому в целях налогового учета ТН нужно хранить минимум 4 г., то есть столько же, сколько и сами счета-фактуры.

📋Срок хранения актов

Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье.

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня. Документ ООО «Ландшафтный дизайн» Срок хранения согласно перечню, утвержденному приказом № 558 Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор Договоры и дополнительные соглашения к ним В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня) Доверенности на получение денег и ТМЦ Не менее 5 лет Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75 Реестр сведений о доходах физлиц Не менее 75 лет Трудовые договоры и личные карточки работников В течение 75 лет Табели, журналы учета рабочего времени

📋Какой срок хранения счетов-фактур?

Однако закон гласит, что коммерсанты обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков их хранения (ч.

1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ) — иначе их могут наказать по ст. 13.20 (от 300 до 500 руб. на должностных лиц) или 13.25 КоАП РФ (от 200 до 300 тыс. руб. для юрлиц). Не следует забывать также, что налоговики вправе провести выездную проверку за последние 3 года деятельности ИП/организации, поэтому и после закрытия предпринимателю придется хранить документы (в том числе счета-фактуры), если они подтверждают расчет налогов и их уплату (п.

48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утв. приказом Минфина № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002). Сроки хранения для разных документов могут существенно различаться. Так, налоговые документы подлежат хранению в течение не менее 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст.

24 НК). Срок хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, установлен также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – перечень № 558).

Так, п. 368 перечня № 558 для счетов-фактур также установлен 4-летний срок их хранения. В отдельных случаях этот срок может увеличиваться до 6 лет.

Например, 6-летний срок предусмотрен для участников региональных инвестиционных проектов (п. 3 ст. 89.2 НК)

📋Бухучет инфо

Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182 Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв.

Рекомендуем прочесть: Список документов для поступления в вуз 2022

Главархивом СССР от 15.08.1988 утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом; перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв.

Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.

В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

📋Как и для чего оформляется требование-накладная, форма М-11

Данные также отражаются в карточке учета материалов, например, в форме М-17 (ОКУД 0315008) (бланки М-4 и М-17 можно скачать ниже). Далее товар хранится на складе до момента отгрузки.

Отгрузить товар кладовщик может как контрагентам (поставщикам, покупателям), так и внутренним пользователям (работникам, собственникам, учредителям).

Если возникла необходимость отгрузить товар внутри компании, то в этом случае оформляется накладная М-11. Основанием для оформления требования-накладной является затребование материальных ценностей, находящихся на складе.

Распечатать накладную следует в трех экземплярах:

  1. третий экземпляр находится на складе.
  2. второй передается в бухгалтерию;
  3. один хранится у отправителя;

Рассмотрим порядок заполнения М-11.

Оформляет накладную работник подразделения, где хранится ТМЦ, и указывает:

  1. в случае применения системы кодирования операций — соответствующий код.
  2. дату составления;
  3. данные о ТМЦ (наименование, номенклатурный номер, единицу измерения, количество);
  4. структурные подразделения отправителя и получателя;

Данные о ТМЦ может также заполнить лицо, отвечающее за выпуск продукции.

Документ внутренний, поэтому подписывают его только ответственные за осуществление операции работники — материально-ответственные лица (далее — МОЛ). Работник склада контролирует, чтобы присутствовала подпись принимающего или передающего, а также лица, через которое производится передача.

МОЛ обязательно должны указать ФИО и должность.

📋Срок хранения накладных требований

Конечно, в этих ситуациях последний должен грамотно провести саму процедуру уничтожения (правильно ее документировать).

В случае затребования правомерно уничтоженных ­документов это становится принципиально. Во-вторых, за нарушение сроков хранения документов, установленных в Перечне Минкультуры РФ, налоговая инспекция оштрафовать не может. Получается, что если бухгалтерские / налоговые документы уничтожены по причине истечения их сроков хранения, то санкции от налоговых органов организации не грозят, даже если эти документы не проходили налоговую проверку.

В первой таблице отражаются данные:

  • отправителе;
  • указывается код вида операции;
  • корреспондирующий счёт, единицы продукции.
  • о дате создания документа;
  • получателе;

Во второй таблице заполняются данные о материалах:

  • цена;
  • номер;
  • корреспондирующий счёт;
  • количество (затребованное и отпущенное);
  • порядковый номер.
  • единица измерения (код и наименование);
  • сумма без НДС;
  • наименование;
  1. Скачать образец накладной по форме М-11
  2. Скачать бланк накладной по форме М-11

Подробнее ознакомиться с требованием-накладной по форме М-11 можно в этой статье.

Существуют и другие виды требование-накладных, например, АП-16, которая используется в аптеке.

Например , БСО по командировочным расходам, как правило, подкрепляется к авансовому отчету (подтверждая тем самым правомерность расходов по налогу на прибыль).

🔥 Сегодня проводится акция — консультация юристов и адвокатов 0 — рублей. успейте получить ответ бесплатно→

«Конфиденциальность персональных данных» — обязательное для соблюдения Оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.1.1.5.

«Сайт https://online-sovetnik.ru» — это совокупность связанных между собой веб-страниц, размещенных в сети Интернет по уникальному адресу (URL): https://online-sovetnik.ru, а также его субдоменах.1.1.6.

«Субдомены» — это страницы или совокупность страниц, расположенные на доменах третьего уровня, принадлежащие сайту https://online-sovetnik.ru, а также другие временные страницы, внизу который указана контактная информация Администрации1.1.5. «Пользователь сайта https://online-sovetnik.ru » (далее Пользователь) – лицо, имеющее доступ к сайту https://online-sovetnik.ru, посредством сети Интернет и использующее информацию, материалы и продукты сайта https://online-sovetnik.ru.1.1.7.

«Cookies» — небольшой фрагмент данных, отправленный веб-сервером и хранимый на компьютере пользователя, который веб-клиент или веб-браузер каждый раз пересылает веб-серверу в HTTP-запросе при попытке открыть страницу соответствующего сайта.1.1.8.

«IP-адрес» — уникальный сетевой адрес узла в компьютерной сети, через который Пользователь получает доступ на Онлайн Советник.2. Общие положения2.1. Использование сайта https://online-sovetnik.ru Пользователем означает согласие с настоящей Политикой конфиденциальности и условиями обработки персональных данных Пользователя.2.2.

📋Срок хранения накладных требований

Они вынесли решение в пользу фирмы, указав, что она списывала ГСМ исходя из положенных норм и на основании ежемесячных актов. В данном случае судьи не сочли наличие дефектов при заполнении путевых листов, а также отсутствие некоторых документов причиной для признания неправомерности списания на себестоимость затрат по ГСМ (постановления ФАС Северо-Западного округа от 16.06.2000 № ­А56-31018/99 и от 08.07.2002 № А56-8533/02).

Рекомендуем прочесть: Если у умершего были долги по алиментам кто их наследует

Хотелось бы обратить внимание еще на один важный момент.

Инфо В Перечне Минкультуры РФ для некоторых документов срок хранения начинает отсчитываться «при условии проведения проверки (ревизии)». Например, без проверки нельзя уничтожить первичные документы (ст.

362 Перечня). Фрагмент документа СвернутьПоказать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558) В данном случае речь идет о налоговых проверках.

О них сказано в ст. 87 НК РФ. По результатам как выездной, так и камеральной налоговой проверки налоговым органом составляется акт проверки (порядок и сроки его составления оговорены в ст.

100 НК РФ). Важно ГК РФ). При перевозках собственным автотранспортом продавец также выписывает товарно-транспортную накладную .

Этот документ может служить основанием для отражения поступивших товаров в бухучете покупателя (п.

2.1.3 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г.

🔥 Товарно транспортная накладная сколько хранить.

Срок хранения счетов фактур. Документы уничтожены, а требование пришло

Но на ксерокопии бланка уместно сделать пометку (оригинал железнодорожного билета приложен к авансовому отчету N XX от XX.XX.XXXX).

  • Практичнее, если счета-фактуры хранятся в последовательности, в которой они отражаются в книге покупок . Это, пожалуй, самый эффективный с точки зрения производительности труда способ хранения документов. И работникам бухгалтерии, и контролирующим органам в таком случае проще найти необходимый документ для проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС (обоснованности налогового вычета). Особенно полезно это тогда, когда период вычета НДС не совпадает с датой получения счета-фактуры от поставщика (например, при экспортных операциях).
  • Удобнее, когда первичные документы хранятся (размещаются) комплектами по каждому контрагенту . Например , бухгалтеры некоторых организаций ведут учет «первички» по контрагентам в алфавитном порядке. В этом также есть свои плюсы: легче отыскать документы и в случае необходимости провести сверку расчетов с поставщиками.

Вопросы о порядке хранения счетов-фактур нередко возникают у продавцов, совмещающих два налоговых режима (например, общий режим налогообложения и спецрежим в виде ЕНВД). В этом случае, по мнению автора, бухгалтер торговой организации в отношении счетов-фактур, относящихся к деятельности, облагаемой по ТСНО, должен воспользоваться порядком, описанным выше, а в отношении «спецрежимных» счетов-фактур может хранить их подколотыми к другой «первичке».

Дело в том, что порядок, указанный в Правилах, распространяется только на плательщиков НДС.

📋Срок хранения счетов фактур

Расскажем о них подробнее. Хранение счетов-фактур в хронологическом порядке Положения комментируемого постановления предусматривают более подробные правила хранения счетов-фактур.

Предусматривается, что хранить счета-фактуры нужно будет в хронологическом порядке по мере того, как они выставляют (составляются, исправляются) или получаются.

Такой же подход нужно применять и к хранению подтверждений оператора электронного документооборота (ЭДО) и извещения покупателей о получении счета-фактуры. Также см.

«Реестр операторов электронного документооборота (ЭДО)»

. Сроки хранения счетов-фактур Хранить счета-фактуры с 1 октября 2017 года нужно будет, по-прежнему, 4 года.

В этом период организовать хранение необходимо: комитенту (принципалу) – копии счетов-фактур, которые передал ему посредник.

Посредник получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для комитента (принципала); заказчику строительных работ (инвестору) – копии счетов-фактур, которые передал ему застройщик (заказчик, выполняющий функции застройщика застройщик). Он, в свою очередь, получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для покупателя (инвестора); заказчику экспедиторских услуг – копии счетов-фактур, которые передал ему экспедитор. Он получает эти счета-фактуры от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для заказчика.

Требуется хранить все виды счетов-фактур: первичные, корректировочные и исправленные. Копии счетов-фактур в бумажном варианте, полученные от посредников, должны быть заверены их подписями (комитентов, принципалов, застройщиков или экспедиторов).

📋Срок хранения товарных накладных в организации

Из общего правила есть масса исключений, они-то и представляют наибольший ­интерес, т.к. не все специалисты о них знают.

Запись в бухгалтерском учете не может быть произведена без оформления первичных учетных документов, которые по общему правилу должны храниться не менее пяти лет после отчетного года или после года, в котором они использовались для составления отчетности (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ).

В то же время необходимо ориентироваться на сроки хранения документов, определенные Перечнем Минкультуры РФ1, к которому отсылает сам Закон № 402-ФЗ, в том случае, когда этот срок является более ­длительным. Например, поддерживать в целостности годовую бухгалтерскую отчетность предписано постоянно, квартальную – в течение 5 лет, а месячную – в течение 1 года (ст. 351 Перечня). Постоянного срока хранения требуют документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (ст.

355 Перечня). Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начислении и перечислении налогов в бюджет всех уровней и внебюджетные фонды всех уровней требуется хранить в течение 5 лет (ст.

382 Перечня), так же как и налоговые декларации юридических лиц по всем налогам (ст. 392 Перечня). Согласно ст. 658 Перечня личные карточки ­работников следует хранить в течение 75 лет2.

📋Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную продолжительность и устанавливаются специальными перечнями. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы придется хранить в компании постоянно, а от каких периодически можно избавляться.

📋Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. С 18.02.2022 основой для определения сроков служит Перечень типовых документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2022 № 236. Действовавший ранее приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 отменен.

📋Структура номенклатуры дел компании

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

  • подразделение организационных вопросов (канцелярия);
  • кадровое подразделение;
  • департамент труда и заработной платы;
  • отдел экономического планирования, статистики и финансов;
  • департамент бухгалтерского учета и отчетности;
  • департамент налогового учета и декларирования;
  • отдел охраны труда;
  • производственно-технический отдел (ПТО);
  • другие подразделения.

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

📋Документы канцелярии: как долго их придется хранить

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Коллективный договор ООО «Вираж»

Присланные для сведения — до минования надобности

Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж»

После замены новыми

Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности

Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности

Протоколы совещаний у руководителя

Протоколы оперативных совещаний — 5 лет

Структурных подразделений — 3 года

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

📋Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 50/75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.

Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Личные дела работников

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Графики предоставления отпусков

Списки лиц, подлежащих воинскому учету

Списки работников, ушедших на пенсию

Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины

Журнал регистрации трудовых договоров

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

Например:

  • о виде и содержании штатного расписания можно узнать из материала«Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)»;
  • о сроках утверждения графика отпусков и наказании за его отсутствие говорится в статье«Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

📋Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышают 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 50/75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

03. Труд и заработная плата

Положение об оплате труда и премировании

Постоянно или 5 лет после замены новыми

Лицевые счета по заработной плате работников

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Заявления о выплате материальной помощи

Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж»

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Листки нетрудоспособности сотрудников

Исполнительные листы работников ООО «Вираж»

5 лет после исполнения

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:

  • образец заполнения расчетного листка сотрудника компании доступен для просмотра в материале«Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист»;
  • узнать подробности об оформлении ведомости на выплату зарплаты можно из материала«Зарплатная ведомость формы Т-53 (скачать бланк)».

📋Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 5 лет:

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

04. Налоговый учет и декларирование

Учетная политика по налоговому учету ООО «Вираж»

5 лет после замены новыми

Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе

до минования надобности

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения

5 лет (до 18.02.2022 было 4 года)

Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по налогу на доходы физических лиц

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Декларации (расчеты) по всем видам налогов

Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Реестры расчета земельного налога ООО «Вираж»

Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

Справки о доходах и суммах налога физлиц

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Как долго хранить документы по страхвзносам, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, оформите пробный демо-доступ к системе и переходите в готовое решение. Это бесплатно.

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».

📋Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материалах этой рубрики нашего сайта.

📋Сроки хранения бухгалтерской документации

Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:

Оцените статью
Добавить комментарий